6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), Türkiye’de kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde veri sahiplerinin korunmasını amaçlayan kapsamlı bir yasal düzenlemedir. KVKK kapsamında veri sorumlularının temel yükümlülüklerinden biri olan aydınlatma yükümlülüğü, veri sahiplerinin kişisel verilerinin hangi amaçlarla ve yöntemlerle işlendiğini açık ve net şekilde öğrenmelerini sağlar. Bu yükümlülüğün yerine getirilmesi için hazırlanan belgeye aydınlatma metni denilmektedir. Bu makalede, KVKK kapsamında hazırlanan aydınlatma metninde bulunması gereken asgari bilgileri ve dikkat edilmesi gereken hususları detaylı olarak açıklayacağız.
Aydınlatma Metni Nedir?
Aydınlatma metni, kişisel verileri işleyen veri sorumlularının, verileri toplarken veya işlemeden önce veri sahiplerini bilgilendirmek için hazırladıkları belgedir. Bu belge ile veri sahipleri, kişisel verilerinin hangi amaçla ve nasıl işleneceğini, kimlerle paylaşılacağını ve KVKK kapsamında sahip oldukları hakları öğrenirler.
KVKK’ya uygun hazırlanan aydınlatma metni, veri sorumlusunun şeffaflığını artırır ve veri sahiplerinin güvenini kazanır.
Aydınlatma Metninde Bulunması Gereken Asgari Bilgiler Nelerdir?
KVKK’nın 10. maddesine göre aydınlatma metinlerinde bulunması gereken asgari bilgiler şunlardır:
1. Veri Sorumlusunun Kimliği
Aydınlatma metninde, veri sorumlusunun kimliği açıkça belirtilmelidir. Bu kimlik bilgisi şu unsurları içermelidir:
- Veri sorumlusunun tam adı veya şirket unvanı
- İletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta vb.)
2. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği
Toplanan kişisel verilerin hangi amaçla kullanılacağı açıkça ve net bir şekilde belirtilmelidir. Örneğin:
- Hizmet sunumu ve müşteri ilişkileri yönetimi
- Pazarlama ve reklam faaliyetleri
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi gibi
3. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Kişisel verilerin üçüncü kişilerle paylaşılıp paylaşılmayacağı belirtilmelidir. Eğer paylaşılacaksa, kimlerle (iş ortakları, resmi kurumlar, tedarikçiler vb.) ve hangi amaçlarla paylaşılacağı açıkça ifade edilmelidir.
4. Kişisel Veri Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Verilerin nasıl toplandığı (örn. web formları, yazılı belgeler, telefon görüşmeleri) ve verilerin toplanmasının hukuki sebepleri (örn. açık rıza, sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülükler) belirtilmelidir.
5. Veri Sahibinin KVKK Kapsamındaki Hakları
Veri sahiplerinin sahip oldukları haklar açıkça sıralanmalıdır. Bunlar KVKK kapsamında aşağıdaki hakları içerebilir:
- Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenen kişisel verilere ilişkin bilgi talep etme
- Kişisel verilerin düzeltilmesini, silinmesini veya anonim hale getirilmesini isteme
- Kişisel verilerin işlenmesine itiraz etme
- Verilerin otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhe çıkan sonuca itiraz etme
Aydınlatma Metni Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Aydınlatma metni hazırlarken aşağıdaki hususlara özellikle dikkat edilmesi önemlidir:
- Açıklık ve Anlaşılabilirlik: Metin sade, anlaşılır ve herkesin kolaylıkla anlayabileceği biçimde olmalıdır. Teknik terimler mümkün olduğunca basitleştirilmelidir.
- Güncellik: Aydınlatma metni düzenli olarak gözden geçirilmeli ve şirket içindeki değişikliklere ve mevzuattaki güncellemelere göre güncellenmelidir.
- Erişilebilirlik: Metin, veri sahiplerinin kolayca erişebileceği şekilde sunulmalıdır (örn. web sitesinde açıkça görünür bir bağlantıyla yer almalıdır).
- Somutluk ve Netlik: Belirsiz ifadelerden kaçınılmalı, hangi kişisel verilerin işlendiği ve işleme amaçları somut ve açıkça belirtilmelidir.
KVKK’ya Uyulmaması Halinde Uygulanan Yaptırımlar Nelerdir?
KVKK aydınlatma yükümlülüğüne uyulmaması durumunda, veri sorumluları ciddi idari yaptırımlarla karşılaşabilirler. Bu yaptırımlar şu şekildedir:
- Aydınlatma yükümlülüğüne aykırılık durumunda, 29.852 TL’den 597.191 TL’ye kadar idari para cezası uygulanabilir.
- Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesi durumunda Türk Ceza Kanunu kapsamında 1 yıldan 4 yıla kadar hapis cezası verilebilir.
KVKK’ya uyum sağlamak, kurumların hukuki ve mali risklerini azaltmanın yanı sıra kurumsal itibarı ve güvenilirliği de artırır.
Sık Sorulan Sorular (SSS)
- Aydınlatma metni neden gereklidir?
Veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi sürecinde bilgilendirilmesini ve haklarını korumasını sağlar. - KVKK’ya göre aydınlatma yükümlülüğü hangi maddede düzenlenmiştir?
KVKK’nın 10. maddesinde düzenlenmiştir. - Aydınlatma metni yazılı mı olmalıdır?
Evet, aydınlatma metninin yazılı olarak sunulması gerekir. - Aydınlatma yükümlülüğüne uyulmamasının cezası nedir?
29.852 TL’den 597.191 TL’ye kadar idari para cezası uygulanabilir. - Aydınlatma metni nerede yayınlanmalıdır?
Web sitelerinde, veri toplama formlarında ve kişisel veri toplanan diğer tüm platformlarda yayınlanmalıdır. - Aydınlatma metni ile açık rıza aynı şey midir?
Hayır, aydınlatma metni bilgilendirme amaçlıdır, açık rıza ise veri işlenmesine verilen izindir. - Aydınlatma metninde kişisel veri işleme süresi belirtilmeli midir?
Evet, kişisel verilerin saklanma süresi veya saklama süresinin belirlenme yöntemi belirtilmelidir. - Aydınlatma metnini güncellemek zorunlu mudur?
Evet, metnin düzenli aralıklarla güncellenmesi zorunludur. - Veri sahipleri haklarını nasıl kullanabilir?
Veri sorumlusuna başvuruda bulunarak KVKK kapsamındaki haklarını kullanabilirler. - Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmemesi durumunda hapis cezası verilir mi?
Aydınlatma yükümlülüğüne aykırılıkta idari para cezası uygulanır; ancak hukuka aykırı veri işleme hallerinde hapis cezası da söz konusu olabilir.